Das PDF liegt im Ordner, die Zeile steht in der Tabelle: Lieferant, Rechnungsdatum, Netto, MwSt, Brutto, Rechnungsnummer, Fälligkeit. Aufbau rund 20 Minuten, ohne Programmieren. Die drei Prompts aus dem Video bekommen Sie hier.
Sie bekommen sofort eine Mail zum Bestätigen. Danach kommt das Paket.
Rechnungen kommen per Mail, landen im Postfach und bleiben da liegen.
Im Januar sucht jemand die Handwerkerrechnung vom März.
Der Steuerberater fragt zum dritten Mal nach.
Das ist keine Frage von Disziplin. Es ist eine Aufgabe, die jede Woche wiederkommt, immer nur ein paar Minuten dauert und deshalb immer wieder hinten ansteht. Bis sie sich zu einem Nachmittag summiert, den niemand eingeplant hat.
Die Rechnung kommt per Mail an. Das PDF landet im Ordner in Google Drive, benannt nach Eingangsdatum, Absender und Originalname. In Google Sheets steht eine neue Zeile mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Netto, MwSt, Brutto, Währung, Fälligkeit und Kategorie. Sie erfahren davon nur, weil Sie es später in der Tabelle sehen.
Kein neues Buchhaltungssystem. Der Ablauf läuft auf dem, was im Betrieb schon da ist: das Postfach, ein Ordner in Google Drive, eine Tabelle in Google Sheets. Wer lieber OneDrive und Excel nutzt, tauscht die beiden Knoten aus.
Genau die aus dem Video, in der Reihenfolge, in der Sie sie brauchen. Sie funktionieren in ChatGPT, Claude und Gemini gleichermaßen.
Baut den Workflow in n8n, Knoten für Knoten: Trigger, Weiche, PDF greifen, Ablage, Auslesen, Zeile anhängen.
Erzeugt denselben Ablauf als fertige JSON-Datei zum Importieren. Enthält die beiden Code-Knoten und alle Knotennamen.
Der Kern. Sagt der KI, welche neun Felder sie aus dem PDF holen soll, in welchem Format, und dass sie nichts raten darf.
Wo Prompt 3 in Prompt 2 eingesetzt wird, und an welchen Stellen es beim ersten Durchlauf erfahrungsgemäß hakt.
Rechnen Sie mit 20 Minuten Aufbau und einem Nachmittag, bis es mit Ihren echten Rechnungen zuverlässig läuft. Die kommen in verschiedenen Formaten, manche sind Scans. Dieser Teil dauert länger als der Aufbau selbst.
Manche Anbieter schicken die Rechnung direkt im Mailtext, ohne Anhang. Das geht auch, braucht aber einen zusätzlichen Knoten, der die Seite erst in ein PDF umwandelt.
Ich würde sie immer einbauen, damit Sie merken, wenn etwas nicht durchläuft. Im Video habe ich sie weggelassen, weil sie den Aufbau verlängert.
Eintragen, die Mail bestätigen, dann liegt das Paket im Postfach.